5 Tipps, mit denen Du Dein Event digital nach vorne bringst

Die erfolgreiche Durchführung von Veranstaltungen – ob digital, hybrid oder in Präsenz – erfordert sorgfältige Planung und die richtigen Tools. Basierend auf unseren Erfahrungen geben wir hier fünf Tipps, wie Du mit einer All-in-one-Eventplattform zum Ziel kommst:

1. Zielorientierte Registrierung und Datenabfrage

Verabschiede Dich von unübersichtlichen Teilnehmenden-Listen in Excel und setze lieber auf digitale Registrierungs- und Ticketing-Prozesse. Dies vereinfacht nicht nur den Anmeldeprozess und beschleunigt ihn, sondern ermöglicht es Dir auch, wichtige Daten für die Eventplanung und das Marketing zu sammeln. Passe einfach die Informationen an, die Du von den Teilnehmern erfassen möchtest, wie E-Mail-Adresse, Unternehmen, Position. Erfrage beispielsweise, wie die Teilnehmenden auf die Veranstaltung aufmerksam wurden, welche Interessensgebiete sie haben oder, falls Catering angeboten wird, ob Unverträglichkeiten vorliegen. Und hol Dir gleich bei der Registrierung die Zustimmung zur Datenverarbeitung, zu Deinen AGBs und zu Foto- oder Filmaufnahmen während der Veranstaltung. Durch weitere Abfragen können wertvolle Erkenntnisse gewonnen und zukünftige Eventstrategien verfeinert werden. Außerdem sind diese Informationen auch für den nächsten Punkt von Nutzen.

2. Interessenbasiertes Matchmaking

Networking ist nach wie vor einer der wichtigsten Gründe, warum Teilnehmende Veranstaltungen besuchen, jedoch hat sich der Ansatz weiterentwickelt. Die Teilnehmenden suchen gezielt nach Möglichkeiten, ihr fachliches und persönliches Netzwerk auf- und auszubauen. Eine robuste Eventplattform mit einer datengetriebenen Matchmaking-Funktion kann den Teilnehmenden dabei helfen, bereits im Vorfeld zur Veranstaltung passende Interaktionspartner*innen aufgrund ihrer Fachgebiete, besonderen Interessen, Verantwortungsbereichen oder Regionen zu finden und diese zu kontaktieren. Ermögliche den Teilnehmenden, vor, während und nach der Veranstaltung Nachrichten zu senden, Video-Meetings zu starten und Treffen zu vereinbaren, um wertvolle Kontakte zu knüpfen.

3. Engagement und Interaktion

Interessante Programmpunkte und Networking-Optionen reichen heutzutage nicht mehr aus, um das anspruchsvolle Publikum zu begeistern, insbesondere im digitalen Raum. Integriere zusätzlich Gamification-Elemente in Deine Veranstaltungen, um sie dynamisch und unterhaltsam zu machen. Nutze Videospiele, interaktive Applikationen, Quizfragen und andere Aktivitäten, um Motivation, Fokus und Connectivity bei den Teilnehmenden zu steigern. Durch ein immersives Erlebnis wird ein Gemeinschaftsgefühl geschaffen und die Kommunikation gefördert.

4. Konferenz- und Meeting-App

Progressive Web-Apps (PWAs) auf dem mobilen Endgerät ermöglichen es den Teilnehmenden, auch während des Live-Events auf alle digitalen Elemente der Veranstaltung zuzugreifen und bieten gegenüber herkömmlichen nativen Apps zahlreiche Vorteile. PWAs nutzen Funktionen wie Push-Benachrichtigungen, Standortdienste und Kamerazugriff, um ein nahtloses und integriertes Benutzererlebnis zu bieten. PWAs ermöglichen eine Event-spezifische Markenbildung und eliminieren die Notwendigkeit von Updates über den App Store. Administrator*innen können den Inhalt laufend aktualisieren, um sicherzustellen, dass die Teilnehmenden Zugriff auf die neuesten Informationen haben.

5. Effiziente Steuerung interner Prozesse

Hinter jeder Veranstaltung stecken Stunden, Wochen, ja Monate harter Arbeit. Die Digitalisierung ist nicht nur etwas, von dem die Teilnehmenden profitieren, sondern bietet auch Eventplaner*innen Unterstützung bei sämtlichen Schritten der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung.

Mit einer All-In-one-Eventplattform haben Veranstalter*innen alle Daten in einem Tool und können gezielt Teilnehmendengruppen, Referierende, Sponsoren, Aussteller etc. anschreiben. Die Effizienz wird gesteigert, eine effektivere Vernetzung aller Beteiligten wird möglich und es können wertvolle Leads generiert werden, die für das eigene Unternehmen, für Sponsoren und Aussteller von besonderer Bedeutung sind. Von Push-Benachrichtigungen, vom Versand der Tickets und Veranstaltungsbestätigungen bis hin zu Erinnerungen an dankbare Teilnehmende, dass der nächste Programmpunkt in nur fünf Minuten ansteht, kann alles von der Plattform aus gesteuert und versendet werden. Die Plattform bietet Real-Time-Analysen und sammelt alle relevanten Daten vor, während und nach der Veranstaltung. So werden interne Prozesse und Strukturen automatisiert und verbessert, was zu Zeiteinsparung und Professionalisierung des Event-Managements führt.

Zusammengefasst

Die Transformation in der Veranstaltungsbranche hat bereits stattgefunden und bringt uns dazu, digitale Möglichkeiten immer frequenter zu nutzen. Digitalisierung in der Eventbranche wird zum Standard. Die oben genannten Tipps sind nur ein Auszug davon, was eine allumfassende Eventplattform ermöglicht. Wähle Deine Werkzeuge sorgfältig aus, konzentriere Dich auf das, was Du wirklich benötigst, und stelle sicher, dass die gewählte Plattform skalierbar ist, das soll heißen, eine große Bandbreite an Funktionen bietet, die ab- oder angestellt werden können. Denn wer weiß, in welche Richtung sich Deine Veranstaltungen entwickeln. „Das meiste ist noch nicht getan, wunderbare Zukunft.“ (Ingvar Kamprad)

Event- und Ticketing-Plattform InvitePeople. Zur Demo.